M-35.1, r. 183 - Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de l’Office des pêcheurs de homards des Îles-de-la-Madeleine

Updated to 1 September 2012

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chapitre M-35.1, r. 183

Règlement sur la conservation et l’accès aux documents de l’Office des pêcheurs de homards des Îles-de-la-Madeleine

Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche

(chapitre M-35.1, a. 71).

SECTION I GÉNÉRALITÉ

1. Le présent règlement s’applique aux documents détenus par l’Office des pêcheurs de homards des Îles-de-la-Madeleine, que leur conservation soit assurée par celui-ci ou par un tiers; il s’applique quelle que soit la forme de ces documents.

Décision 5493, a. 1.

SECTION II CONSERVATION

2. Les documents de l’Office sont conservés de façon la plus sécuritaire possible, à son siège; à l’exception des documents visés à l’article 3 et des documents d’usage courant, l’Office peut cependant, par résolution, convenir d’un autre lieu d’entreposage.

Décision 5493, a. 2.

3. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée illimitée:

— documents constitutifs et leurs amendements;

— règlements généraux, règlements de régie interne et tout autre règlement adopté;

— rapports annuels et financiers ainsi que toute déclaration requise par la Loi;

— procès-verbaux des assemblées de pêcheurs de homards, des assemblées du conseil d’administration et des assemblées du conseil exécutif.

Décision 5493, a. 3.

4. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 6 ans, à partir de leur échéance:

— contrats relatifs à des services professionnels ou à la vente ou l’achat d’effets mobiliers;

— chèques, lettres de change et autres effets de commerce;

— conventions, sentences arbitrales ou décisions de la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec;

— le cas échéant, tout dossier relatif au contingentement;

— actions juridiques.

Décision 5493, a. 4.

5. Les documents suivants doivent être conservés pour une durée d’au moins 2 ans ou jusqu’à nouvelle version:

— courrier ou correspondance;

— sondages;

— statistiques;

— analyse de coûts et de prix;

— discours et allocutions.

Décision 5493, a. 5.

SECTION III ACCÈS

6. Sous réserve du Règlement sur le fichier des pêcheurs de homards des Îles-de-la-Madeleine (chapitre M-35.1, r. 186) et sous réserve des exceptions ci-après prévues, les documents de l’Office sont publics et accessibles à tous les pêcheurs visés par le Plan conjoint des pêcheurs de homards des Îles-de-la-Madeleine (chapitre M-35.1, r. 188).

Décision 5493, a. 6.

7. Un document contenant des renseignements relatifs à un pêcheur n’est accessible qu’à ce pêcheur.

Décision 5493, a. 7.

8. Sous réserve de prescriptions au contraire dans la Loi, l’Office peut refuser l’accès aux procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration et du conseil exécutif ainsi qu’à tout document ayant trait à ses opérations financières ou commerciales courantes.

Décision 5493, a. 8.

9. Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures de travail; il s’exerce également, lorsque réalisable, par l’obtention d’une copie. À la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible.

Décision 5493, a. 9.

10. L’accès à un document est gratuit. Des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction et de sa transmission peuvent toutefois être exigés du requérant.

Décision 5493, a. 10.

SECTION IV DISPOSITION FINALE

11. (Omis).

Décision 5493, a. 11.

RÉFÉRENCES

Décision 5493, 1992 G.O. 2, 695